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公司秘書不易做

來報考企業管治課程的同學,聽聞畢業出路之一是公司秘書,會即場提出諸如“我是男生有沒有問題”、“成為秘書需要修讀專門的學位嗎”等等問題,反映同學對公司秘書這個專業的許多誤解。原因在秘書長期給人的印象是事務繁雜,工作範圍似乎都是給客人泡茶、整理檔案、預約客戶見面等等瑣碎事務。其實,“行政秘書”與“公司秘書”在字眼上相若,但差別其實不小。行政秘書固然要瞭解老闆喜好,熟識公司事務,但公司秘書的服務對象則有所不同,是在公司管治架構中處於核心的董事會。

公司秘書作為公司的高級行政人員的主要職責,包括:準備及發佈公司的財務報告;與公司股東、監管機構等持份者溝通協調;保障公司行為符合法律和規管;負責公司日常決策的流程,尤其是會議的召集;協助董事會設計、執行並且檢討公司管治架構和具體措施,不斷改善公司的管治品質。

根據香港《公司條例》規定,上市公司的公司秘書必須由合資格人士擔當而公司秘書的實際職責範疇,需要就股票發行和買賣、招股書製作、公司資訊披露等事項,與相關持分者溝通協調,例如將公司財務狀況、影響股票價格的重大事項、管理層的變動等重要資訊,傳達給公眾及投資者。故同學需要學習相關的公司規管條例。

 

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在課堂上,學生會以群組方式討論經過篩選的公司管治成功及失敗的經典個案,結合所學的公司規管條例的具體內容,研究造成個案的原因,從而更深入地理解規則背後的理念和核心價值,並理解為何一些實踐做法相比其他更值得提倡。同學需要初步整理並彙報討論成果,老師和其他同學給予意見後,再將修改的內容以書面報告形式遞交。這種案例教學能夠吸引同學積極參與,鍛煉其對專業熱點的敏感度,提升團隊合作精神,及改善表達與溝通能力。這些都是他們未來成為公司管理者不可或缺的能力。

公司秘書涉及的一個重要概念-「企業管治」。究竟何為企業管治?良好的管治指一家公司擁有健全的風險控制體系,有效的內部溝通,透明高效的決策過程,完善的問責系統等。在商業社會,公司管治的好壞與個人息息相關。作為消費者,可能關心公司的品牌策略、定價策略等與產品相關的決策和資訊;作為員工,當然關心公司財務狀況及公司內部的問責體系;作為投資者,往往根據公司發布的財務報告中的訊息,判斷公司估

值變動,決定個人的投資策略。宏觀上,公司管治的品質不僅影響公司長遠的興衰存亡,更影響地區經濟的可持續發展。微觀上,學生可以運用所學的企業管治知識,綜合評述理解管治個案,從而制定實踐有效的管治策略。

公司秘書不易做。因為他們日常面對的挑戰都是以上提及的管治相關的問題,因此這個職位要求的知識和技能既廣也雜。公司秘書需要在公司的各持份者和內部部門之間溝通協調,這需要熟悉公司管理運作的各個方面;公司秘書又要為董事會進言獻策,提出專業意見,對外則代表公司向監管機構提交合規檔,這又必須掌握綜合的會計及法律知識。

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公司秘書的專業教育還注重誠信和商業道德的培養。當公司陷入錯綜複雜的商業利益的漩渦時,如何明辨是非,作出取捨,將依賴從業者的專業素養和道德操守。2009年香港產生首宗根據《證券及期貨條例》,循公訴程式提出檢控的操縱市場個案。案中四名被告被控就有關上市公司的股票市場行情,營造完全虛假的表像,通過內部交易,其公司市值被推高40億元。同學們對該案例既可以從上市公司董事的義務、操作市場的不當行為的方式及後果作探討,也可以從商業道德、公司內部及外部的監管體系的有效性等不同角度探入分析。

恒管的企業管治工商管理課程是本港為數不多的企業管治學士學位課程。課程具一系列會計、法律及企業管治相關的專業科目,又將商業道德融入到日常教學和課程設計之中,務求令學生成為才德兼備的專才。我們不但期待申請者擁有開闊的視野,良好的語言和思維邏輯能力,也關注其在複雜商業環境中如何做出價值判斷。

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撰文:陳耿釗(會計系助理教授及課程副總監)

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